Archiwizacja dokumentacji unijnej » Infotryb.pl
231 Front Street, Lahaina, HI 96761 info@givingpress.com 808.123.4567

Archiwizacja dokumentacji unijnej

Beneficjenci dotacji z funduszy europejskich, już na etapie przygotowania i uzupełniania wniosków o przyznanie dofinansowania, stykają się z rozbudowaną dokumentacją. Cała realizacja projektu również wiąże się z masą kolejnych dokumentów. Jednym z kluczowych aspektów prawidłowej realizacji projektu, to dbałość o prawidłową archiwizację dokumentów. Wsparcie finansowe w postaci dotacji Unii Europejskiej daje możliwość szybszego rozwinięcia się wymarzonej działalności przez podmioty, które dopiero wchodzą na rynek. Poza korzyściami, jakie zyskuje beneficjent, ma on również masę dodatkowych obowiązków. Jednym z nich jest konieczność o prawidłowe rozliczenie projektu. Zaczyna się to już w trakcie jego prowadzenia oraz po jego zakończeniu i finałowej wypłacie dofinansowania. Należy nałożyć więc szczególny nacisk na odpowiednie przygotowanie i dokładne gromadzenie wszelkiej dokumentacji związanej z dotacją. 

Przechowywanie dokumentów jest obowiązkiem

Wszystkie firmy, realizujące projekty ze środków unijnych są zobligowane do przechowywania całej dokumentacji związanej z projektem. Taki wymóg stawiają nie tylko przepisy prawa europejskiego, ale również krajowe regulacje prawne. Obowiązkowi archiwizacji unijnej podlega całość dokumentacji projektowej. Beneficjent musi zapewnić pełen dostęp z okresu 5 lat. Małe i średnie firmy obowiązuje okres 3 lat. Konieczne jest, aby szczególnie uważać, aby te dokumenty nie zostały uszkodzone, zabrudzone ani zgubione. Szczegółowe wytyczne archiwizowania dokumentacji, zawsze zawarte są w umowie dotyczącej dofinansowania danego projektu. Natomiast jeśli ta dotacja miała charakter pomocy publicznej, wtedy dokumenty przechowuje się 10 lat.

Jakie dokumenty beneficjent powinien przechowywać?

W trakcie całej realizacji beneficjent będzie zobligowany, z tym że będzie musiał tworzyć różnorodne dokumenty. Wśród nich znajdzie się dokumentacja ogólna, umowa o dofinansowanie i cała korespondencja dotycząca projektu. Dokumentacja merytoryczna, przetargowa oraz finansowo-księgowa.

W przypadku merytorycznej dokumentacji projektu obowiązek archiwizacji dotyczy całego zarysu projektu, wraz z jego wstępnym budżetem, analizy merytorycznej, finansowej projektu, jak i wniosku o dofinansowanie wraz z budżetem i dokładnym harmonogramem działań. Dodatkowo warto mieć zachowaną decyzję o przyznaniu dofinansowania oraz umowę dotacji. Poza tym ważny jest również szereg informacji takich jak programy zajęć, konferencji i szkoleń. W razie, gdy w umowie dokonano jakichkolwiek, nawet najmniejszych zmian, wymagane jest przechowywanie wszystkich aneksów tych zmian wprowadzonych.

Kolejna grupa, która podlega archiwizacji, są dokumenty finansowo-księgowe projektu. Mowa tu o wszelkich wnioskach o zaliczki, rozliczeniach zaliczek, poleceniach przelewów, wyciągach bankowych, protokołach zdawczo-odbiorczych. Nie można zapomnieć również o dowodach, raportach kasowych, fakturach VAT, notach korygujących, rachunkach, listach płac i poleceniach wyjazdów służbowych.

Dokumentacja, czy tylko na papierze?

Dokumentacja projektowa powinna być przechowywana w wersji oryginalnej lub kopii, ale o poświadczonej wiarygodności z jej oryginałem. Wymóg taki na beneficjantów nakłada art. 90 ust. 3 rozporządzenia rady UE i PE nr 13030/2013.

W przypadku dokumentów w wersji cyfrowej dopuszcza się, aby zostały one zapisane na powszechnie znanych dostępnych nośników danych (np. dyski CD, DVD, pamięć przenośna flash, mikrofilmy i fotokopie). Beneficjent musi również dopilnować, aby dostęp do nich był równie swobodny, jak w przypadku archiwum tradycyjnego. Powinien zadbać też o możliwość późniejszego drukowania owych dokumentów.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *